TIETOSUOJASELOSTE – Napapiiri-Jukola 2020
TALKOOLAISTEN JA YHTEYSHENKILÖIDEN REKISTERI (”Rekisteri”)

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:Ounasvaaran Hiihtoseura ry (”Yhdistys”)
Osoite:Hiihtomajantie 4B, 96400 Rovaniemi
Puhelin:050 557 8003
Sähköposti:sami.leinonen@jukola.com
Yhteyshenkilö:Sami Leinonen

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Napapiiri-Jukolan (”Tapahtuma”) talkootehtäviin ilmoittautuvien ja osallistuvien henkilöiden sekä Tapahtumaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. (”Rekisteröity”).


3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta ja viestintä Tapahtuman valmistelun, järjestämisen ja purun aikana sekä jälkiraportoinnin aikana. (”Rekisteri”).

Tapahtumaan ilmoittautuvat talkoolaiset täyttävät ilmoittautumislomakkeen ja esittävät toiveensa heille sopivista talkootehtävistä ja antavat tätä varten henkilötietojaan. Samalla henkilö antaa suostumuksensa tapahtumaan liittyvän viestinnän vastaanottamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen velvoitteisiin järjestää Tapahtuma Kaukametsäläisten ja Suomen Suunnistusliiton ohjeistuksen ja tehtyjen sopimusten mukaisesti, sekä viranomaisten vaatimusten ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja käytetään Tapahtuman tarpeellisessa tiedonkulussa, mm. koulutuksiin, talkoovarusteisiin, työvuorosuunnitteluun, turvallisuus- ja muihin ohjeisiin sekä loppujuhlallisuuksiin liittyen.

Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. Yhdistyksen ottaman talkoovakuutuksen voimassaolon ehtona on, että talkootehtäviin osallistuvat henkilöt on kirjattu Rekisteriin.


4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Napapiiri-Jukolan talkoolaisten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tapahtumatoimintaan liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
  • Rekisteröidyn yhteystiedot sekä syntymäaika;
  • Rekisteröidyn t-paidan koko talkoolais-t-paitatilausta varten;
  • Rekisteröidyn käytettävyys Napapiiri-Jukolan talkootehtäviin;
  • Rekisteröidyn kielitaito sekä talkootehtävätoiveet;
  • Rekisteröidyn ammatti, erikoisosaamisala, voimassaolevat luvat ja pätevyydet lupanumeroineen sekä aiempi suunnistuskokemus
  • Rekisteröidyn erityisruokavalio tarjoilujen järjestämistä varten

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään, sekä tarvittaessa Rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta.


6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Rekisteröidyllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Järjestelmän ulkopuolelle lähetetään vain tarvittavat tiedot (SMS-viestintä) ja kaikki lähetettävät tiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Mahdolliset paperiset tulosteet säilytetään lukitussa tilassa Yhdistyksen toimesta, ja niihin on pääsy vain Tapahtuman nimetyillä vastuuhenkilöillä.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan asianmukaista huolellisuutta.


7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä Tapahtuman toteuttamiseksi. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muuta kuin pätevästä viranomaisen vaatimuksesta.

Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille Rekisterin toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.


8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:


  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.


9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä Napapiiri-Jukolan loppuraportin valmistumiseen saakka (noin vuoden 2020 loppuun saakka). Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan Rekisteristä ja Rekisteri tuhotaan. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin vain, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.


10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.


11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.


12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Sami Leinosen osoitteeseen sami.leinonen@jukola.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Ounavaaran Hiihtoseura ry
Hiihtomajantie 4B
96400 Rovaniemi


13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.10.2018.